Kategorie
Raportowanie

Systemy raportowe – warto z nich korzystać

W każdej firmie czy to produkcyjnej czy handlowej zbieranych jest wiele Gigabajtów danych. Zbierane są one przy okazji każdego procesu jaki w firmie zachodzi i odkładają się w bazach danych. Poniżej parę elementów, na które warto zwrócić uwagę przy wdrożeniu systemów raportowania. Kilka słów o połączeniu danych z różnych źródeł znajdziesz w tekście o narzędziach ETL

Jest wiele sposobów prezentowania i przygotowania raportów:

  1. Ręcznie – Wyjęcie danych z bazy danych lub bezpośrednio z interface systemu i przygotowanie pliku z raportem ręcznie. Aktualizacja wymusza na użytkowniku każdorazowo ręczną ingerencję w plik.
  2. Półautomatyczne – przygotowanie połączenia bazy danych z excelem (takie rozwiązanie daje możliwość automatycznego odświeżania danych, co w praktyce oznacza, że po jednorazowym przygotowaniu raport jest prawie bez obsługowy)
  3. Automatyczne – przygotowanie raportu w systemie raportowym i udostępnienie systemu raportowego użytkownikom. 

Największą wadą pierwszego z powyższych rozwiązań jest to, że ingerencja użytkownika w raport może zmienić jego wyniki i spowodować, że dwie osoby patrzące na raport mogą o nim rozmawiać ale na podstawie innych wyników. Po bezwładność takiego raportu jest dość duża, ponieważ aktualizacja najczęściej może być wykonana jedynie przez analityka. Ponadto dystrybucja takiego raportu odbywa się poprzez np. email czy też dysk wspólny z plikami, a taka forma nie jest najbezpieczniejszą jaką można sobie wyobrazić. 

Zaletą takiego rozwiązania jest prostota i skuteczność rozwiązania.

Podłączenie bazy danych bezpośrednio do pliku jest bardziej zaawansowanym sposobem,który rozwiązuje przede wszystkim kwestię zasilenia oraz aktualizacji danych raportu. Zdarza się, że silnik bazy danych nie jest bezpośrednio wspierany przez excel trzeba wówczas korzystać z podłączenia źródła danych przez ODBC. Korzystanie z ODBC powoduje, że aby skorzystać z możliwości pobierania automatycznego danych wymaga zainstalowania, każdemu użytkownikowi sterownika bazy danych. Raporty przygotowane w taki sposób również nie są “odporne” na działania użytkowników. Zdarza się, że nie przemyślana ingerencja powoduje zniszczenie raportu lub przekłamanie jego danych. 

Najlepszym rozwiązaniem do zbudowania skutecznego systemu raportowania jest zastosowanie kompleksowej aplikacji raportującej. Największą zaletą takiego rozwiązania jest zautomatyzowanie odświeżania danych oraz usprawnienie dystrybucji raportów. Przez dystrybucję rozumiem przyznawanie uprawnień do poszczególnych raportów lub grup raportów. Niektóre systemy umożliwiają także automatyczną wysyłkę raportów emailem co jeszcze bardziej usprawnia pracę analityka. 

Systemy raportowania

Jest wiele systemów raportowych poniżej lista kilku, z których korzystam i polecam:

Microsoft PowerBI i Google Data Studio są to aplikacja chmurowe i Twoje dane źródłowe muszą w tym przypadku trafić do chmury. Największym wyzwaniem w takim przypadku jest przygotowanie możliwości bezpiecznego udostępnienia danych do chmury. Oba systemy mają możliwość przygotowywania raportów dostępnych przez przeglądarkę z wysyłką automatycznych emaili i ciekawą wizualizacją danych oraz możliwością filtrowania i automatycznego aktualizowania danych. Google Data Studio jest udostępniany bezpłatnie za PowerBi jest pobierana opłata za każdego użytkownika.

PowerBI ma dodatkowo aplikację desktop, w której można przygotowywać raporty, a następnie publikować je w chmurze. 

Knowage

Knowage to serwer BI instalowany w infrastrukturze wewnętrznej. W ograniczonej funkcjonalności dostępny jest w ramach licencji Open Source co oznacza, że jest darmowy. Raporty dostępne są przez przeglądarkę ma duże możliwości ustawiania uprawnień. Knowage ma również własny silnik do analiz BI możliwość przygotowania raportów w formie tabel przestawnych obsługuje większość silników baz danych.

Przykład jednego z raportów. 

Metabase

Metabase to również serwer raportów instalowany w infrastrukturze wewnętrznej. Jest także dostępny w wersji chmurowej na stronie producenta. Aplikacja banalnie prosta w instalacji podobnie jak Knowage umożliwia podłączenie najpopularniejszych baz danych i umożliwia przygotowanie raportów dostępnych przez przeglądarkę. Ciekawą funkcją niedostępną w wielu systemach jest możliwość zdefiniowania automatycznego odświeżania raportu i dzięki temu przygotowanie dashboard’ów managerskich śledzących na bieżąco postęp pracy. Metabase posiada również możliwość definiowania dostępu do poszczególnych raportów dla użytkowników. Interfejs użytkownika jest nowoczesny i dostosowany również do urządzeń mobilnych. 

Jeśli potrzebujesz więcej informacji, o którymś z systemów napisz marcin@karowski.biz. CHętnie odpowiem na Twoje pytania.